函是《党政机关公文处理工作条例》中规定的15个文种之一，是机关工作中十分常见、使用广泛的文种。正确使用函的种类，精准表述函的内容，恰当运用函的语言，对体现公文的严肃性，维护机关形象及权威，具有重要意义。

正确理解函的概念

函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。按照行文方向划分，函属于平行文。但使用函这种平行文，并不意味着发函与收函单位级别完全对等。

对函的定义的理解，关键要把握“不相隶属机关”这个概念。有两种情况：一是发函和收函单位在同一系统内，但不相隶属，且级别相同，因没有上下级关系，往来公文无法使用请示或报告等文种，通常会使用函；二是发函和收函单位不在一个系统，既没有行政上的领导与被领导关系，也没有业务上的指导与被指导关系，双方级别也许有高低上下之分，单位性质可能也各不相同，这种情况如有公文往来，一般也会使用函。

准确把握函的特点

函具有以下特点：

行文主体的灵活性。由于函适用于不相隶属机关之间的公文往来，所以函对发文和收文机关的资格要求相对宽松灵活。党政机关、社会团体、企事业单位之间均可相互发函，不受其他公文种类所特有的严格行文关系的约束。

沟通双方的平等性。平行文的要素使函具有发文、收文双方身份平等的特点。即使双方在级别上存在高低差异，但级别高的单位行文姿态和用语措辞也不能居高临下，带有命令性或强制性；同样，级别低的单位无论发函还是复函，也无需措辞过于谦恭，只需恰当平等地沟通即可。

事项内容的单一性。函的内容必须是单一的，一函一事，具有非常明确的针对性。对某一事项或问题进行商洽、询问或答复，目的是办理具体事项，解决实际问题。如果一函多事，可能会出现某事可办、其他事不可办、某事先办、其他事后办等情况，造成工作无法继续推进的局面。

分清、用对函的种类

函的分类，按主动与被动划分，可分为两类，即去函和复函。去函是指主动向对方单位发出公函，复函则是对收文的回复。

如果按内容再细分，去函可以分为：

商洽函。适用于单位之间的沟通协调、信息交流、资源共享、属地配合等事项。如，用于联系参观、调研、考察或对某一政策规定征求意见建议等事项。

询问函。适用于政策法规、工作进展、专项业务方面的咨询和了解情况等事项。

申请函。适用于向主管部门或有关单位请求批准某事许可，如帮助解决资金、物资、设备，请求提供业务指导或人力支援等事项。

告知函。适用于政策法规出台及印发，单位机构、职能、人员及办公场所变更，举办会议活动等需要对方及时知晓的事项。

此外，还有邀请函、委托函等多种形式。

复函则主要有三种：

答复函。适用于针对来函提出的商洽、联系、询问、邀请、委托等事项，作出明确答复。

批准（同意）函。适用于针对来函提出的申请事项，回复是否批准（同意）。

意见函。适用于针对来函提出的申请、商洽、征求意见等事项，提出意见及建议。

分清、用对函的种类，才能在写作过程中对内容阐述、语言表达把握得更精准，从而提高行文的规范性，提升工作沟通效率和质量。

清晰表达函的内容

函讲究开门见山，直陈其事，力求言简意赅，避免空话套话。无论是去函还是复函，在内容表达方面，拟写时要把握几个关键点：

写清行文理由。开篇需简明扼要地说明发函的缘由、目的或依据，把背景交代清楚，理由写充分，既体现出发文的必要性，又有利于提高收文单位的重视程度，进而有助于相关工作的贯彻实施。

如图。此函开头将发函目的、缘由陈述得清晰明了，对于落实和推进此项工作具有积极作用。

如果是复函，则开头先表示来文收悉，引用来文的标题、发文字号等，然后再根据复函内容提供相关依据。

阐明办理事项。这是全文的核心部分，也是写作的重点。拟写去函时，对于需要商洽、询问、告知和请求批准的事项，阐述要清楚、具体、简洁，若事项较多，可分条列项说明，确保条理清晰。

如图。此函将具体内容分项排列，条理清晰、文字简洁，让收函者一目了然，目标任务明确，不会因产生歧义和疑问导致工作延误。

明确工作要求。批准同意或部署布置某项工作时，除了工作任务和具体事项要拟写清楚外，需要强调工作的重要性、必要性、紧迫性等方面要求的，一定要明确提出，能提供指导意见的，要一并提出。

及时准确可靠。复函需要及时处理，迅速回复；拟写复函时，要注意内容的针对性，应紧扣来函需求，需逐条回应的要逐条答复；复函提供的信息要真实、准确、可靠。

写好结尾用语。应根据函的不同种类使用恰当的结尾用语。去函常用“请予支持为盼”“特此函告”“特此函商”“特此函询”“盼复”“敬请函复”等；复函则常用“特此函复”“专此函复”“此复”等。

恰当运用函的语言

“行文主体的灵活性”和“沟通双方的平等性”决定了函的语言特点和语气基调。

用语礼貌。函的用语通常较为礼貌、平和，比较注意分寸，讲求客观诚恳，通常用商洽的语气，主要显示彼此尊重。例如，经常使用“贵单位”“恳请”“商请”“盼复”等尊敬谦逊的词语。语气不卑不亢，表述客观公正，一般不使用命令性或恭维性的语言。

表述简洁。函的行文通常比较简短，语言也需简洁明了。用精练的语言传达准确的信息，避免冗长繁杂的表述。

措辞准确。函应该使用规范的书面现代汉语，用语要反复斟酌，表达精准，避免使用语义模糊、似是而非的表述。

此外，函的格式相对比较固定，标题、文号、主送机关、发文机关、发文时间及盖章等公文格式在行文中要用对用准。

了解掌握函的写法，在机关工作中写好函、用好函，对准确传达信息、维护公文往来双方的合作关系至关重要，也为推动相关工作奠定基础。