根据区档案局《关于开展2026年度机关档案工作规范化检查的通知》要求，本单位对照《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》及本市档案管理条例，对2023年至2025年期间形成的文书、会计、业务及电子档案进行了全面自查。本次自查旨在摸清家底、查找漏洞、消除隐患，重点聚焦收集归档的完整性、保管利用的规范性以及安全管理的严密性。现将具体自查情况、发现问题、原因分析及整改措施报告如下。

一、自查开展基本情况

本单位高度重视此次自查工作，成立由办公室牵头，各业务科室负责人参与的档案自查工作小组。自查工作于2026年9月15日启动，至10月15日结束，历时一个月。

在核查范围上，我们采取全面梳理与重点抽查相结合的方式。一是查阅了2023年至2025年三个年度的文书档案目录，共计42卷；二是核对了同期会计凭证、账簿及财务报告，共计18册；三是抽查了基建项目、政府采购等重点业务档案15卷；四是调取了数字档案管理系统中的电子数据备份记录及日志。

需要特别说明的是，由于人事档案由区委组织部统一管理，声像档案（照片、录音录像）尚处于分散收集阶段未完全移交档案室，本次自查未将上述两类档案纳入实质性核查范围，仅就其现行管理机制进行了简要梳理。此外，对于2022年及以前已移交区档案馆的档案，本次仅通过查阅移交清册确认交接手续完备情况，未进行实物复核。

二、收集归档方面存在的问题

对照档案收集归档制度，我们发现虽然大部分常规文书能够按时归档，但在归档及时性、材料完整性和电子文件同步归档方面仍存在薄弱环节。

第一，部分业务档案归档滞后。经查，2024年度的合同管理类档案，有3份补充协议直至2025年6月才完成整理归档，滞后时间超过半年。主要原因在于业务经办人员重签订轻归档，认为只要合同原件在手即可，忽视了档案管理的时效性要求。虽然最终完成了归档，但造成了档案检索链条的暂时断裂，影响了查阅效率。

第二，归档材料要素不全。在抽查2025年的政府采购项目档案时，发现2个项目缺少验收环节的关键支撑材料。其中一个信息化建设项目，档案中仅有采购合同和发票，缺失了第三方出具的软件测试报告和用户验收签字单。另一个办公设备采购项目，缺失了资产入库单据。这些材料的缺失导致档案无法完整反映项目全生命周期，存在审计风险。经核实，这些材料实际上由业务科室单独留存，并未按规定随主卷一并归档。

第三，电子文件归档不同步。目前本单位实行纸质与电子双套制归档，但在实际操作中，电子文件归档往往滞后于纸质文件。检查发现，2024年形成的红头文件电子版，有12份未在办公自动化系统中挂接原文，仅保留了文件标题和文号。另有5份重要会议纪要的电子扫描件清晰度不足，无法直接阅读，需重新扫描。这反映出我们在推进档案数字化过程中，缺乏有效的技术校验手段，过度依赖人工操作，导致漏项和质控不严。

三、保管利用方面存在的不足

在档案实体保管和利用服务环节，主要存在库房管理细节不到位、借阅登记流于形式以及鉴定销毁程序不规范等问题。

首先，库房温湿度控制记录不连续。本单位档案室配备了恒温恒湿设备，理论上应每日记录两次温湿度数据。但抽查2025年下半年的《档案库房温湿度记录表》发现，有18天缺失记录，另有7天记录数据雷同，疑似补填。虽然设备运行正常，室内环境未见明显异常，但记录的缺失使得我们无法追溯特定时段的环境变化，一旦发生档案霉变或虫蛀，将难以界定责任和分析原因。

其次，档案借阅登记手续简化过度。为方便工作，部分内部借阅未严格履行审批签字手续。经查，2025年共有23次档案查阅未在《档案借阅登记簿》上留下完整痕迹，多为口头告知后直接取阅，事后也未补登。其中涉及两份含有敏感数据的财务报表查阅，虽确认为内部工作需要，但缺乏书面留痕，不符合档案安全管理的最小授权原则，存在信息泄露隐患。